AUDITORIA DO CAIXA E DAS PESSOAS QUE LIDAM COM O CAIXA

Prof. Rodrigo Antonio Chaves da Silva

Contador e Auditor empresarial

Os capítulos da teoria da auditoria são dos mais importantes e imprescindíveis para o conhecimento do contador, em especial o auditor que certifica, examina, e comprova a exatidão e clareza das demonstrações contábeis.

Todo contador tem esta capacidade: a de auditar uma empresa, mesmo se for para emitir um parecer geral sobre a qualificação dos seus balanços e do seu patrimônio, permitindo o maior zelo e vereança das grandezas financeiras, estas dispostas a todos os empresários nas suas organizações jurídicas.

Um desses importantes capítulos, que constitui também uma das práticas mais relevantes do uso de tal tecnologia em contabilidade é a chamada auditoria do caixa.

Muito vasta é a sua aplicação, não por menos complexa a sua teoria, que permite muito bem examinarmos não apenas o sentido da conta caixa, mas assim de tudo, o grupo dos disponíveis, pois por mais que utilizemos o termo “caixa”, na verdade, a auditoria neste setor vai examinar e certificar a qualificação dos saldos e das contas do grupo “disponível”.

Ademais, por outro lado, ela pode ser entendida no seu uso específico, isto é, de análise geral da conta caixa, ou dos fenômenos que passam no numerário das empresas.

Foi mais do que comprovado em inúmeras pesquisas que o valor que mais se deturpa numa empresa é o saldo do caixa, seja pelo fato de ter mais movimentação financeira, seja pelo fato do seu contínuo uso.

Um adágio popular muito se aplica aqui: “aquilo que muito se mistura nada presta”. O caixa em parte é assim (aqui falamos do caixa específico). Todos lidam com ele. É uma conta da maior prática dinâmica. É um dos recursos investidos do mais movimentado, e por tal diversos exemplos de fraudes se encontram nesta conta.

Sabemos que o perfeito uso da auditoria de caixa não se resume neste artigo que nos dá uma visão geral, mas envolve uma certificação das entradas, das saídas, do fluxo, das funções, dos livros, das práticas habituais, das conferências, e do modo de usar os caixas em filiais e matriz, mesmo assim com diversos lapsos dessa conta.

O caixa representa o valor do numerário movimentado, e encontrado em saldo no final de um período permitindo saber o que existe de caixa.

Claro que a deturpação do seu valor permite infelizmente uma mudança, ou até mesmo destruição da noção de sua quantidade.

Um dos segredos, podemos assim escrever, que permite a qualificação da conta caixa, é saber escolher pessoas para lidar com a mesma função.

A primeira pergunta de um auditor quando vai avaliar a conta caixa é como se movimenta o mesmo setor, ou o mesmo departamento, começando pelas pessoas.

Assim, é importante investigarmos:

1)                  Quem lida com o caixa?

2)                 É pessoa idônea?

3)                 É parente dos donos da empresa?

4)                 Há histórico dessa pessoa?

5)                 Ela tem qualificação para o exercício da função?

6)                 Ela já trabalhou em outras funções da empresa?

7)                 Ela exerce mais de uma função?

O caixa não pode ser exercido por pessoas aéticas ou com histórico comprometedor, pois francamente se assim lidarem com tal departamento tenderão a cometer erros e fraudes muito frequentes que podem escapar da vista do auditor.

Conhecer a índole é uma das atividades mais difíceis da psicológica imagine para os auditores.

A fraude mais comum no caixa é estabelecida por pessoas que não tem capacidade de lidar com o numerário. Veem o dinheiro e já pensam em formas de ludibriar o sistema para vir locupletar-se com quantias, mesmo estas sendo muito pequenas, mas em grandes ocorrências gerarão grandes desfalques.

Uma série de reportagens na televisão demonstra estes crimes produzidos por indivíduos que não tem a capacidade de lidar com a função, e aproveitam as “horas vagas” de ausência de conferência, controle, ou administração para assim furtar quantias da empresa.

Certamente, o caixa não pode ser trabalhado por individuo de mais de um função na empresa, vemos isso com muita frequência em empresas pequenas, pois existem “fraudes amigáveis” no sentido que os filhos dos donos cometem no caixa, e os pais acabam “perdoando” as inflações, com a desculpa que são donos do empreendimento. Obstante, sabemos que estas disposições destroem o patrimônio diretamente gerando com isso grandes problemas para a liquidez da empresa. É como se o empresário soubesse que mesmo sendo dono do negócio poderia “mata-lo”, depois sofrendo as consequências dos desvios de caixa do seu próprio empreendimento.

As funções (aqui entendidas como fraudes de parentes, ou de pessoas que tem “amigabilidade” com outras pessoas dentro da empresa, ou conhecem mais de uma função, muitas vezes exercendo-as) quando se misturam geram pois lapsos, e acabam por alterar a noção da prática do caixa, ocorrendo grandes fraudes, ou desvios.

Um modo de coibir estes tipos de fraudes é escolhendo pessoas com idoneidade, ou seja, que tenham histórico ilibado, que tenham qualificação mínima, que possam pois lidar com o dinheiro sem este subir-lhe a cabeça. Entrevistas e testes introdutórios são impreteríveis para conseguirmos verificar a personalidade da pessoa, mesmo assim, podem não comprovar totalmente o que ela pode fazer durante o seu percurso dentro da empresa.

As fraudes de acúmulo de função são as mais frequentes, porque uma fraude não é realizada sozinha, geralmente ela tem ou mais de uma pessoa, ou pessoas com “amizades” que lhe orientariam como fugir do sistema de controle. Isso infelizmente acontece com muita multiplicidade.

Acumular funções dá um poder ao indivíduo que ele já não está acostumado a lidar com ele, pois, não sabe lidar com dinheiro, fazendo com que prejudique e muito a qualidade do saldo do caixa.

Por mais que a auditoria seja uma tecnologia impessoal, o primeiro passo de uma auditoria de caixa é verificar quem trabalha no setor, e como ele trabalha, tentando atestar aquele grande jargão popular: “para se conhecer um homem dê-lhe dinheiro” para que ele possa conhecer o seu verdadeiro caráter.

Muitas são as fraudes ligadas às pessoas, de maneira que hoje a qualificação dos caixas muitas vezes é um dos assuntos mais importantes. Se o caixa é o coração da empresa, como saber escolher pessoas competentes que lidem com o coração do seu negócio? São perguntas que todo empresário deve fazer.

O auditor na verdade pode usar um recurso muito comum em sua técnica denominado de “entrevista”, na qual podemos traçar o perfil psicológico daqueles que trabalham no caixa de uma empresa, claro que ele não é um psicológico, mas tem esta capacidade de apenas indicar ou indiciar as possibilidades de verificação das pessoas adequadas, se ele já constata um defeito, este pode ser a causa de toda uma promissora destruição da qualificação da conta caixa, assim destruindo a perfeita noção da liquidez imediata do capital.

Mesmo assim, quando dizemos qualificação não podemos confundir ela com o curso superior. Claro que toda qualificação é obtida pelos cursos técnicos e superiores, mas aqui ela é tratada não com a formação de títulos ou formalidades de conhecimento porém com competência para lidar com o dinheiro, ou para contar o dinheiro que não é obtido em cursos técnicos (ao menos não temos informação disso).

Estamos querendo dizer que a velocidade de contagem de dinheiro por mais que seja técnica - separação de notas grandes, médias e pequenas, destaque de moeda, guarda, arrumação de montantes decimais, etc. -, a velocidade é inerente à pessoa humana, isto é, tem cidadãos que tem a capacidade de contar dinheiro muito rapidamente, outros não tem. Há diversas coisas que não se aprendem no curso superior.

Igualmente, podemos destacar que a personalidade humana não é obtida no curso superior, de modo que temos pessoas suspeitas, inconfiáveis, e sujas com formação superior, até indivíduos que cometeram crimes diversos na sociedades, alguns desses também empresariais ligados ao caixa.

A personalidade, o caráter, a honestidade humana não é produzida de modo algum em cursos superiores, ela vem da educação da família, ou da experiência humana disposta a fazer o bem, e acumular ou fazer manter a virtude.

Então a qualificação é a habilidade técnica de lidar com o dinheiro, ou a habilidade humana de saber lidar com o numerário.

Tendo estas duas coisas, e o auditor constatando-as, no indivíduo que lida com o caixa, podemos afirmar francamente que a causa de fraudes já estaria reduzida pela metade, pois a causa mais frequente ou comum de ocorrência de danos ao caixa é ligada diretamente à pessoa humana.